Bij de uitvraag van offertes komen de aanbiedingen in uiteenlopende vormen binnen. Inkopers kunnen ze hierdoor onderling lastig vergelijken.
Een Nederlands infraconcern besteedt een groot deel van het werk uit aan onderaannemers. Bij elke uitvraag hoort een staat van hoeveelheden. Daarin staat per bestekpost welk werk moet worden uitgevoerd en om welke hoeveelheid het gaat. De leverancier vult daar zijn prijs per eenheid bij in.
Niet elke leverancier werkt op die manier. De een levert de staat ingevuld terug. De ander stuurt een eigen prijsblad waarin posten zijn samengevoegd of met eigen hoeveelheden is gerekend. Een derde geeft één tarief per vierkante meter waarin ook het voorbereidende werk is verwerkt. De voorwaarden over prijsvastheid, betaling, certificering en uitsluitingen staan in elke aanbieding op een andere plaats.
Inkopers namen de aanbiedingen met de hand over in een spreadsheet. Elke prijs moest worden teruggerekend naar de posten en de hoeveelheden uit de uitvraag, waarbij een totaalprijs werd toegerekend en een eigen hoeveelheid werd omgerekend. Dat werk kwam bij elke uitvraag opnieuw terug. In de praktijk kwam de vergelijking daardoor vaak neer op de totaalprijs, terwijl de onderliggende posten en de voorwaarden minder aandacht kregen.
Afwijkingen werden op die manier niet altijd opgemerkt. Een post die niet was aangeboden, een certificaat dat ontbrak of een toeslag die pas onder bepaalde omstandigheden geldt, viel niet altijd op. Deze punten kwamen pas tijdens de uitvoering aan het licht, als meerwerk of als discussie over de scope. Een aanbieding die op papier te goedkoop was, bleek achteraf in de praktijk niet altijd de beste inkoop.
De uitvraag
| Postnr. | Omschrijving | Hoev. | Eenh. | Prijs |
|---|---|---|---|---|
| 154110 | Aanbrengen straatlaag | 11.600 | m² | ______ |
| 154210 | Aanbrengen betonstraatstenen | 11.600 | m² | ______ |
| 154320 | Aanbrengen kantopsluiting | 355 | m | ______ |
Drie aanbiedingen
We hebben een AI-assistent ontwikkeld die alle offertes uitleest, proactief vragen stelt en ze standaardiseert, zodat een inkoper ze overzichtelijk kan vergelijken.
Zoveel tijd gaat naar het gesprek met de leverancier, in plaats van naar het vergelijken van offertes.
De prijs- en voorwaardenmatrix
| Drie leveranciers | A | B | C |
|---|---|---|---|
| Prijs per bestekpost | |||
| Aanbrengen straatlaag11.600 m² | € 1,25 | in het steentarief | € 2,25 |
| Aanbrengen betonstraatstenen11.600 m² | € 10,25 | € 7,85 | € 8,50 |
| Aanbrengen kantopsluiting355 m | € 9,00 | € 8,50 | € 6,00 |
| Totaal over dertien postenexclusief btw | € 204.743 | € 131.857 | € 172.543 |
| Verschil met de laagste | + 55% | laagste | + 31% |
| Voorwaarden uit de uitvraag | |||
| Betalingstermijn | |||
| Bijrijden van materiaal | |||
| Elektrisch materieel | |||
| Certificering | |||
Vooraf is duidelijk wat de scope en de voorwaarden zijn. Tijdens de uitvoering ontstaat daardoor minder discussie over meerwerk en dalen de faalkosten.
Ontdek nu waar jouw organisatie staat en wat de beste weg vooruit is.
Het assessment plaatst je organisatie op de zes fases van dit framework. Je ziet niet alleen een score, maar ook welke fase je voortgang op dit moment begrenst en wat daar als eerste te doen staat.
De planning lag 's ochtends vast, terwijl files en spoedorders de dag continu omgooiden. Nu herplant een AI-module bij elke verstoring en sturen planners alleen nog op uitzonderingen.
Lees case →Papieren bonnen en digitale weegbruggen liepen langs elkaar heen en werden met de hand overgetypt. Nu loopt alles door één route, met controles onderweg.
Lees case →Signalen over nieuwe ladingstromen staan verspreid over honderden openbare bronnen. Een AI-pipeline leest ze uit en houdt 875 concrete leads over.
Lees case →